网上流传这么一则案例，深圳市一家创业公司被税务机关要求整改了，根本原因竟是公司采购办公室用品时由个人使用个人的账户付款，之后再找公司报销，在被税局稽查时，被认为此过程的处理方法不合规。这确实让人不解，职工替公司花了钱，按着如数报销，甚至还牵扯这么大的问题，原委还得从以下检查案例来追溯。

　　原文中是这么说的，在检查中，稽查员发现该企业业务员既有来自该企业，也有来自广州母公司。在工资薪金发放及个税代扣代缴时两家公司混杂在一起，经调查发现该企业部分职工既未在本公司也未在广州母公司代扣代缴个人所得税。在检查中，稽查员发现该企业有向个人账户转款打钱的情形，询问后得知因为企业规模小，所以在办公用品采购是由个人使用私人账户购买，然后由个人报销，公司再将款项支付给个人，经过对银行资料对比证明了企业上述说法属实，但是该做法既不合规，也带来了涉税风险，稽查员已要求企业及时整改。

　　企业被税局要求整改，主要被判定为企业未按规定代扣代缴个税，而进一步分析来看，该企业平时日常账务管理就混乱，加上办公室用品报销的涉及金额不小，频次也不低，实在有违常理，就很有可能存在职工找票报销抵工资、福利等逃避个税的行为，看来个人垫资办公室用品再报销的确风险重重。如果是真实业务发生，但在什么情况下的个人垫资再报销不会被税局质疑业务的真实性，纳入不合规行为，其实该检查案例已经给出了个答案：个人垫资费用不宜过大，对外采购人员不宜过多，报销期限不宜过长。

　　喜报销利用数字化赋能，规范并合理化了财务的管理流程，增强了企业财务管理的监管和服务能力，实现系统对费用使用、核销要求的统一智能化管理。针对深圳市这家创业公司的血泪教训，喜报销结合自身在做报销费控方面十几年的经验与沉淀，能有效规避掉办公室用品等报销背后的涉税风险：

　　·以预算为主线，来控制相关费用的报销

　　（1）使办公费预算从业务发生时，通过预算与实际申请费用的对比验证就能及时得到控制，建立全程预警的预算控制模式，做到无预算不开支，有预算不超支，合理控制费用的支出，降低未来可能存在的财税风险，并且各部门能够及时清楚预算情况，增进财务部门与业务部门之间的财务信息交流。

　　（2）报销凭发票、发票清单、采购申请、入库单等原始凭证作为依据；如涉及大额采购需要关联合同以及通过对公流程来进行管理。

　　（3）完善内部流程控制，设定专人采购、专人审核，将办公费用管理制度固化在流程里，通过内部的预设流程，使办公费等报销事项按照正规的流程进行流转和自动化检查。

　　（4）超出业务发生日期的费用应通过相关政策来进行检查和控制。的确，如果一家公司经常给报销时间比较早期的费用，一是不利于内部管理，二是会让税局质疑费用的真实性，是不是找票报销的？喜报销自带发票期限校验规则，可自定义过期发票的认定期限及报销限制，避免未来涉及不必要的财税风险。

　　很多创业公司的业务尚处于研发阶段，日常管理账务比较混乱，甚至出现用职工个人账户来购买公司办公用品等情况。虽然此次案件未查明有利用个人账户进行涉税违法行为，但是存在很大涉税风险，不利于公司长远发展，因此，公司即使在起步阶段也要重视财务规范管理，防范涉税风险。喜报销有着十几年的经验和沉淀，从预算管理、报销，原始凭证、采购管理、支付、报表分析各个维度进行全面税务风险控制，避免企业在某一个环节出错，真正实现财务报销全面规范的管理。